Een begrip waar niemand meer om heen kan. Het wordt in elke branche gebruikt en kent verschillende invalshoeken. Hieronder tref je onze visie aan op deze nieuwe ontwikkeling en schetsen wij onze taak bij de invoering van Het Nieuwe Werken bij organisaties.
Definitie van Het Nieuwe Werken
Er bestaan veel definities van Het Nieuwe Werken. Wij hanteren de onderstaande. HNW is een visie op basis waarvan werken effectiever, efficiënter, maar ook plezieriger wordt gemaakt voor organisatie en medewerker. Evenals bij ergonomie staat bij HNW de mens centraal. Wij kijken dus naar wat nodig is om het werk van de medewerker effectiever, efficiënter en plezieriger te maken. Daarbij denken we aan werkplek, ICT, organisatie, resultaatafspraken et cetera. Voorwaarde voor het succesvol invoeren van HNW is een op vertrouwen en gedeelde verantwoordelijkheid gebaseerde relatie tussen leidinggevende en werknemer.
Het Nieuwe Werken kent onderstaande 4 aandachtsgebieden:
ICT
In de meeste organisaties is ICT geen struikelblok bij de invoering van HNW. Het tijds- en plaatsonafhankelijk werken kan prima worden gerealiseerd met de ICT-mogelijkheden van deze tijd. Medewerkers kunnen thuis of op locatie werken met een laptop en via het internet toegang krijgen tot alle benodigde informatie om hun werkzaamheden uit te voeren. Zorg voor optimale digitalisering en slimme administratieve systemen, die administratieve taken tot een minimum beperken. Actuele bedrijfsinformatie moet continu voor de betrokken medewerkers beschikbaar zijn. Onder het aandachtsgebied ICT noemen we ook social media. Met Twitter kan de naamsbekendheid vergroot worden, maar denk ook aan nieuwe manieren van samenwerken, zoals conferences (video)calls en webinars.
Werkomgeving
De kantooromgeving voor HNW heeft diverse functies. Er zijn natuurlijk werkplekken. Echter vaste werkplekken voor iedere medewerker zijn er nauwelijks meer. Medewerkers kunnen op iedere flexwerkplek inloggen en aan de slag. Het contact met collega’s wordt hierdoor beter. Als je geconcentreerd moet werken, kies je een concentratiewerkplek en heb je een dag waarop je veel moet telefoneren is er een communicatiewerkplek. Niet iedere medewerker is 5 dagen per week op kantoor. De bezetting van werkplekken ligt tussen 50 en 70 procent. Thuiswerken wint aan populariteit en zo kan worden bespaard op kantoorruimte. Thuiswerken is verreweg de meest populaire vorm van telewerken. Naast financiële voordelen is duurzaamheid een bijkomend voordeel. Een goede en snelle internetverbinding is wel een vereiste. Een bijzonder gebouw, zoals van Gasunie (apenrots) of ING (schoen), is een visitekaartje voor een onderneming. Tegenwoordig wordt ook steeds meer gebruik gemaakt van gezamenlijke flexkantoren. Hier kun je ‘per uur’ een werkplek huren.
Organisatie
Om HNW succesvol te implementeren zijn de strategie, structuur en cultuur van een organisatie belangrijk. Deze aspecten moeten goed zijn afgestemd op elkaar en de ruimte bieden aan HNW. Ten eerste moet de strategie duidelijk zijn voor alle medewerkers. De bedrijfsprocessen, regels en procedures (structuur) moeten helder zijn. Men moet weten wat men van wie kan verwachten. Tenslotte is de juiste cultuur van een organisatie van groot belang voor succesvolle implementatie van HNW. Leidinggevenden en werknemers moeten vertrouwen en respecteren. Een zekere gedrevenheid wordt verlangd van de medewerkers en misschien wel het belangrijkste is het verantwoordelijkheidsgevoel van de medewerkers.
De Mens
De mens is niet altijd meer fysiek aanwezig op kantoor en controle is dus niet mogelijk. Veel belangrijker dan aanwezigheid is resultaat. Daarom moeten bij Het Nieuwe Werken altijd resultaatafspraken gemaakt worden. Deze moeten door de manager en de medewerker worden geaccepteerd. Het Nieuwe Werken vergt een bepaalde cultuur en organisatie. Het management stuurt niet op uren en aanwezigheid maar op prestaties en output. Als het goed wordt ingevoerd zijn de voordelen groot, zo blijkt bij bedrijven die al op deze manier werken. De medewerkers tevredenheid is groter, het ziekteverzuim is lager en de productiviteit is hoger. Bovendien kan er worden bespaard op kantoorruimte en autokosten.